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为印刷设备企业 存货管理的“顽疾”“开处方”

  对于以生产制造为主营业务的印刷设备企业来说,存货的重要性毋庸置疑——储备一定量的存货能使生产正常有序的进行,为企业的销售提供较大的机动灵活性,但是过量的存货会增加企业的生产成本和管理费用,降低利润率,制约企业进一步发展。本文以一家专注于全自动丝印机研发生产的民营企业(以下简称“S公司”)为案例,简述印刷设备企业存货管理的“顽疾”问题,并给出相应的“治愈”方案。

  存货采购环节

  管理“顽疾”

  S公司与供应商的采购多以短期合作为主,在国内还没有形成稳定的供应商,也没有建立一个完善的资料库,对供应商的企业规模、产业结构、业绩评价等信息进行分类统计,缺乏对同类型供应商进行优劣对比,所以难以选出最适合维持长期合作的供应商。另外,该司在挑选合作供应商时,更注重供应商上报的最终价格,往往忽视对其业绩如何,业务结构是否完善,生产能力是否与销售目标相协调,质量、售后服务系统是否齐全等问题,基于此,S公司经常会碰到供应商交付的产品质量不合格,或交付时间滞后等现象,大大制约该司的正常生产经营,造成重复采购,增加存货成本。

  “治愈”方案

  务质量、准时交货率等因素,以确定候选合格供应商,并且运用科学的指标体系,选择合格的供应商是企业存货管理的基础,笔者建议企业对收集的供应商信息进行全面整合,具体包括供货的验收合格率、价格、生产能力、技术、信誉、服评选出最优供应商。在确定最优供应商后,公司应与其建立长期稳定的合作关系,签订长期供货协议。这样不仅有利于采购的及时性,避免缺货成本的产生,保证生产的正常有序进行,而且便于协商议价,获取更低的采购价格,降低存货成本。

  存货入库环节

  管理“顽疾”

  1.存货的复核工作不到位。在物料采购、验收入库的环节,仓储员理应核对存货采购的单价、数量、金额,是否与发票上记载的一致,但实际操作中,仓储员往往忘记核对。若订单单价的输入有误,并未能及时发现,则会导致发票结算不及时,形成暂估价。而暂估价占比越大,就会导致后期的变更数量越多、金额越大。这种复核工作的不到位,会极大增加相关部门的工作量。

  2.存货入库不及时。S公司仓储部在例行存货盘点时,发现存在当天废弃的物料在作业区未按期交付的情况,进行询问,工作人员解释为等待第二天再收库,如此就加大了盘点的工作量,增加了人工成本。毫无疑问,入库管理的不及时会加大存货的保管安全风险,加大存货盘查的难度。

  3.存货验收分工不明。在S公司内部审计时,发现存在采购员与验收员包揽对方工作的情况。经实际访问了解到,因为验收员的家距工厂较远,且相当一部分货物是晚上到达,基于平时建立起的友好亲密关系,验收员就会“拜托”采购员代为验收,于是,采购物资经采购员自己验收即可入库。采购人员既参与采购又负责验收,未做到权责分离,极易出现采购员以权谋私、质量作假的风险。

  “治愈”方案

  1.加强存货入库复核工作。订单存货单价与结算发票不一致的问题,多是由仓储员的人为因素造成的,建议企业加强对仓储员的培训力度,强化仓储员对订单单价的关注度,并监督其执行,减少结算价格与暂估价相悖离事件的发生概率。

  2.监督废物料的及时入库。针对废物料滞留生产车间的问题,企业应加强对废料的管理,要求废料每日按时上交,坚决杜绝当日废料留待次日处理的情况的发生,把责任落实到每一个车间主任的头上,并加入其月底绩效考核中。管理部门也要采取加强巡视车间的办法,随时掌握生产车间滞留物料的情况。

  3.存货管理制度的执行依靠高层管理者的监督力度和管理态度,企业若能执行严格的权责分离,将会大大减少员工之间串通舞弊的机会。此外,企业还应建立奖惩制度,以期减少人为因素造成的存货毁损,鼓励大家按章办事。

  存货仓储环节

  管理“顽疾”

  1.S公司并没有WMS之类的仓储管理系统,仓库的管理都是凭老员工的经验,所以整个仓库的运营效率特别低,经常找不到生产材料和相关机械零件。

  2.S公司储货仓库多为普通通风式仓库,存货摆放方式多为就地堆垛式。而仓库里有些材料是极易生锈的,所以在空气湿度较大的季节,靠墙放置的物料和工量刃具都有一定的生锈迹象。与此同时,在公司生产的高峰阶段,管理员基本要隔很久才会进行盘点清查,这样存货自然不能得到很好的监管,致使产品存在着性能和质量方面的隐患。

  “治愈”方案

  1.对于印刷设备企业的经营而言,引入信息化管理至关重要。仅针对S公司这样的信息化管理水平较低的企业,笔者建议除了引入WMS仓储信息管理系统外,还应招聘具有丰富经验的仓储管理专才,聘用业内专业的管理咨询公司进行调研、规划、改造和指导,以尽早实现现代化的仓储管理模式,提升企业竞争力。

  2.S公司的存货摆放实行的是就地堆垛式,其主要有以下两方面的缺陷:堆放在下层的存货易受到上层存货的挤压,从而使产品外观或质量受损;不利于存货先进先出法的实施,因为越早入库的存货往往被摆放在越里层,随着存货越储越多,若想把最里层的存货移出,就面临着很大的工作量。所以,笔者建议企业采用重型货架。而针对部分材料易生锈的现状,建议企业要保持仓库通风性,在仓库摆放吸水防潮的干燥剂,尽量降低仓库的潮湿度,同时还可对材料进行涂防水漆处理。此外,企业要提高仓储管理员的职业素养,让其对存货进行定期抽检查验,杜绝不良品投入生产环节。

  存货出库环节

  管理“顽疾”

  1.忽略市场风险。S公司常由于忽略市场风险而对销售预测出现偏差,做出错误的投资决策,从而使企业运营受影响,当然,存货量也因为销售预测的偏差而一直处于高位。

  2.缺乏对客户资源的整合利用。随着S公司规模的扩大,来自国内外的客户和供应商也随之增多,且某一客户还有可能是原材料的供应商。面对越发复杂的情况,S公司并未对客户资料进行分类归纳,缺乏整合利用的意识。若不能对这些资源进行有效管理,就很难设计出满足客户需求的产品,反过来,产品卖不动就会导致呆滞存货的大量累积,占用企业资源。

  “治愈”方案

  1.加强市场分析。根据每年淡、旺季,企业应及时调整物料采购计划,在旺季可大批量订货以满足生产需求,在其余的月份则安排小批量订货以免造成存货过剩的风险。此外,企业还需要建立与最终用户的沟通渠道,定期收集和整理客户的需求信息,对最终市场的需求状况进行分析和评价,同时积极了解同类型企业的市场状况,以便进一步修正客户所提供的需求预测信息。

  2.重视定制销售,开拓国际市场。在印刷机械行业产能过剩的大背景下,能最快、最有效地降低企业存货的手段就是积极响应客户需求。如果企业还是停留在旧时的统一标准化生产阶段,不实行客户定制,则注定会被市场淘汰。印刷设备企业若想提高市场占有率,其有效途径在于采取区域销售与分级分销相结合的销售模式。在实际操作中,为了避免分销商间的冲突,企业可以把分销商的区域划分、客户来源、产品种类进行明确化,采取区域经理责任制,为客户定制销售打下基础。客户定制销售不但能提升企业销售额,为存货提供有效的销售渠道,还能迅速反馈产品的使用情况及客户意见,有利于帮助企业紧随客户需求,用最短的时间开发出更加适销对路的产品,减少因产品设计不合理、过时落后而造成的存货囤积量。

  另外,印刷设备企业不应只把眼光局限在国内,在内力足够的前提下应积极地开展出口外贸生意。企业应加深与国际同行的交流合作,促进国际上实力代理商的加盟,在重点市场寻找新的销售热点。在销售模式方面,对于不发达国家,由于当地市场的销售模式还不够成熟,市场还没能满足形成代理制的条件,可以采取自销模式。而对于发达国家来说,代理制已成为主流的销售渠道,应充分利用。总之,印刷设备企业若能全面有效地利用国际资源,把握国际销售市场,将为减少存货囤积带来福音。